МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве

МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве

11 правил успешных, быстрых и эффективных совещаний

Ваша задача — не провести совещание, а получить результат. Вы встречаетесь, чтобы не обсудить проблемы, а решить их. Если донесете эту мысль до сотрудников, сэкономите рабочее время всей службе.

Следуйте простым правилам: заранее определите вопросы, пригласите только нужных людей и создайте обстановку, в которой нельзя расслабиться. Так вы за час решите проблемы, на которые раньше тратили недели.

Что обсуждать

Правильно поставленный вопрос — это половина ответа. Так и с совещанием. Половина его успеха — в подготовке. Вы решите все вопросы, если заранее продумаете план и вовремя разошлете сотрудникам задания.

Правило 1. Составьте понятный и подробный план. Избегайте расплывчатых формулировок, например: «Наметить пути снижения дебиторской задолженности» (см. табл. 1). Сотрудники не поймут, что вы хотите от них услышать, и первую половину встречи потратите на пояснения. Вместо этого напишите: «Запланировать пять мероприятий и назначить ответственных».

Таблица 1. Неудачный пример плана совещания

Вопрос Что сделать Время
Продажа неликвидных активов Оценить варианты договоров, предложенные юристами 30 мин
Дебиторская задолженность Наметить пути снижения дебиторской задолженности 30 мин
Оргвопросы Дисциплина сотрудников 30 мин
Прочее Прочее

Составляйте план не менее чем за три дня до встречи. Пропишите в нем конкретную цель, время на обсуждение и результат, который хотите получить (см. табл. 2).

Таблица 2. Удачный пример плана совещания

Вопрос Участники Цель Результат обсуждения Время Регламент
Продажа неликвидных активов Финансовый директор, заместители Минимизировать финансовые риски при продаже активов Выбрать один из вариантов договора, которые предложила юридическая служба 9.00–9.30 Модератор Иванова; докладчик Петров (10 мин)
Дебиторская задолженность Финансовый директор, заместители, группа взаиморасчетов Снизить дебиторскую задолженность минимум на 10% в течение 3 месяцев Разработать не менее 5 мероприятий и назначить ответственных 9.30–10.00 Модератор Иванова
Дисциплина сотрудников Финансовая служба Повысить процент поручений, которые сотрудники выполняют в срок, до 80% Рассмотреть причины, по которым сорвали сроки на прошедшей неделе 10.00–10.15 Докладчик Иванова (5 мин); ответы на вопросы (10 мин)
Итоги Финансовая служба Зафиксировать результаты совещания Зачитать черновик протокола; назначить дату следующей встречи 10.15–10.30 Модератор Иванова

Правило 2. Заранее разошлите план участникам. Письменно оповестите участников о времени и месте собрания. Прикрепите к письму план совещания и поясните, чего ждете от каждого. Например, если выбираете вариант договора, все должны ознакомиться с предложениями и прийти с аргументами в пользу одного из них. Если обсуждаете дебиторку, сотрудники должны заранее придумать, как ее снизить. Тогда останется лишь обсудить идеи. Показатель «Готовность к совещаниям» включите в премиальную часть системы мотивации и штрафуйте тех, кто игнорирует требования.

Об оперативках предупреждайте за день. Если обсуждаете важные вопросы или хотите, чтобы сотрудники подготовили предложения, разошлите план за 2–3 дня. Чем важнее совещание, тем больше времени давайте на подготовку.

Чтобы коллеги не говорили, что не получили указания, установите правило: все подтверждают участие в ответ на ваше письмо. Или отправляйте его не по электронной почте, а с помощью сервисов «Мегаплан» или «Битрикс24» — они отметят прочитанные письма.

Следующие 9 правил

11 правил успешных, быстрых и эффективных совещаний

Заказать звонок

Заполните форму ниже и мы тут же перезвоним!
(Хотя наш KPI - звонит в течение одного рабочего дня, для Вас мы постараемся раньше!)



Получите консультацию

Заполните форму ниже и мы тут же перезвоним!
(Хотя наш KPI - звонит в течение одного рабочего дня, для Вас мы постараемся раньше!)



Свяжитесь с нами

Заполните форму ниже и мы тут же перезвоним!
(Хотя наш KPI - звонит в течение одного рабочего дня, для Вас мы постараемся раньше!)



Узнать точную стоимость

Заполните форму ниже и мы тут же перезвоним!
(Хотя наш KPI - звонит в течение одного рабочего дня, для Вас мы постараемся раньше!)