8 правил быстрых и эффективных совещаний

1. Подготовьте раздаточный материал: протоколы предыдущих совещаний, перечень заданий, проекты к обсуждению, презентацию, аналитические таблицы.

2. Минимум за два дня до встречи разошлите материалы для подготовки. Можно отправить их раньше, чтобы участникам хватило времени изучить вопросы.

3. В начале собрания уточните его цель и обозначьте круг вопросов, которые обязательно нужно рассмотреть.

Используйте удачный пример плана совещания

4. При необходимости представьте присутствующих. Назначьте ответственного, который будет вести протокол.

Совет: исключите недопонимание, чтобы участники совещания сделали корректные выводы

5. Установите регламент и длительность совещания. Желательно отвести на него 40 минут — столько времени человек может концентрировать свое внимание на вопросе. Лимит выступления участников установите в пять–семь минут.

6. Пресекайте эмоциональные выступления. В конце обсуждения обязательно сформулируйте решение, выводы и план действий.

7. Выделите время на вопросы участников, дайте им возможность высказать мнение и обозначить свою позицию.

8. Все решения зафиксируйте письменно и отправьте протокол участникам. Так вы исключите недопонимание, поскольку эмоциональная оценка и субъективный взгляд влияют на то, как люди интерпретируют чужие выводы.

Материал подготовлен на основе публикации журнала «Финансовый директор».

8 правил быстрых и эффективных совещаний