Ошибки в документах, за которые компания рискует доплатить налоги

Налоговики могут не дожидаться выводов трудинспекции или судей. Сотрудники ФНС вправе самостоятельно определить характер отношений между заказчиком и исполнителем (определения Верховного суда от 14.02.2019 № 304-КГ18-25124, Конституционного суда от 26.10.2017 № 2470-О). Неосторожные формулировки в документах станут поводом для доначислений.

Должность исполнителя. Контрагент для вас всегда исполнитель или подрядчик, даже если он «физик». Он обязан выполнить ваш заказ, а постоянно отрабатывать какую-либо функцию не должен. Поэтому у исполнителя не может быть должности юриста, водителя, менеджера и пр.

Права и обязательства, как у сотрудника. Исполнитель по гражданскому договору не вправе претендовать на гарантии по ТК. Раз компания обещает отпуск с оплатой, пособия, суточные в командировке, значит, признает отношения трудовыми.

Заказ на работу, которую должны выполнять штатники. Разграничивайте обязанности сотрудников и задачи исполнителей со стороны. Привлекать дополнительные ресурсы не запрещено. Но это потребуется обосновать в случае спора о трудовых отношениях. Ссылайтесь на то, что в нестандартной ситуации потребовались навыки подрядчика, а у ваших сотрудников с похожей специальностью их нет.

Длительный контракт. Подрядчиков привлекают, чтобы они выполнили задачу. Если одно и то же задание «физику» поручают неоднократно, это похоже на трудовую функцию.

Заплатили гонорар сотруднику. С работниками, которые трудятся у вас в компании по трудовому договору, закон не запрещает заключать еще и гражданско-правовые соглашения. Но работы или услуги по такому соглашению не должны пересекаться с обязанностями по трудовому договору. При расчетах с исполнителями по гражданско-правовым договорам не используйте слово «зарплата». Сумму, выплачиваемую исполнителю, обозначайте исключительно как «вознаграждение» и не выплачивайте в те же сроки, что и зарплату.

Вознаграждение отразили на счете 70. Для выплат по гражданскому договору опасно использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».