Работа с самозанятыми: как снизить риски и нагрузку на финансовый департамент

Эксперимент с самозанятыми оказался успешным — на этот налоговый режим уже перешли 4,5 миллиона человек, а в ближайшие годы, по прогнозам ФНС, их число вырастет до 10–11 млн. Компании поначалу опасались работать с такими исполнителями, но сейчас очевидно: самозанятые — это новая реальность, выгодная не только государству, но и бизнесу.

Но для финансовой службы такой вариант работы может принести дополнительные проблемы, вплоть до штрафов и блокировки расчетного счета. Рассмотрим, как финансовым специалистам упростить себе жизнь и снизить риск попадания под подозрение налоговых органов при взаимодействии с самозанятыми.

Как правильно оформить документы с самозанятыми

Для того, чтобы работать с самозанятыми, нужно заключить с каждым их них договор, в котором нужно отразить следующие моменты:

1. Сам факт того, что исполнитель является самозанятым. В случае проверки это позволит сразу снять вопросы об отсутствии НДФЛ и страховых взносов.

2. Обязанность исполнителя передать чек заказчику в установленный срок: при расчетах наличными — немедленно, а при безналичной оплате — до 9-го числа следующего месяца.

3. Обязанность исполнителя немедленно сообщить заказчику об утрате статуса самозанятого и штрафные санкции за нарушение в сумме дополнительных налогов, которые придется заплатить заказчику.

YouDo совместно с ФНС России, Рострудом и ОНФ разработал памятку для бизнеса, где вместе с регуляторами собрал основные рекомендации рынку при работе с самозанятыми.  

Хотя по закону обязанности оформлять акт при работе с самозанятыми у заказчика нет, все же ФНС рекомендует составлять его на каждую оказанную услугу или выполненный объем работ, чтобы в дальнейшем не было проблем с проверяющими.

После оплаты нужно проконтролировать получение чека от исполнителя. Таким образом, нагрузка на бухгалтерскую службу при работе с самозанятыми будет не ниже, чем при обычных трудовых отношениях.

Выход в этом случае – взаимодействие с платформами по работе с самозанятыми, такими как YouDo Бизнес. Все необходимые документы, включая чеки, сервис сформирует автоматически.

Как избежать обвинений в подмене трудовых отношений

Налоговики нередко подозревают бизнесменов, которые сотрудничают с самозанятыми, в подмене трудовых отношений с целью уклонения от уплаты НДФЛ и взносов. Если проверяющим удастся доказать это, то компании придется по всем выплатам в пользу самозанятого заплатить НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени.

Чтобы снизить риски перевода отношений с самозанятым в трудовые, нужно внимательно подойти к оформлению договора. Некоторые сомнительные с точки зрения налоговиков условия сотрудничества с исполнителями приведены в памятке, разработанной YouDo совместно с Департаментом предпринимательства и инновационного развития города Москвы:

1. Заказчик обязывает исполнителя зарегистрироваться в качестве самозанятого.
2. Заказчик определяет режим работы исполнителя.
3. Самозанятый трудится на территории заказчика, использует его оборудование, инструменты и т.п.
4. Исполнитель работает под непосредственным управлением одного из сотрудников заказчика.
5. Самозанятый получает вознаграждение одновременно со штатными сотрудниками заказчика.

Также налоговики считают подозрительным, если самозанятый длительное время сотрудничает с одним заказчиком, хотя формально это и не запрещено.

Кроме того, некоторые направления работы в принципе запрещены для самозанятых, например услуги агента или комиссионера, деятельность адвокатов, нотариусов и т.п. Полный перечень ограничений приведен в п. 2 ст. 4 и п. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Как правило, проверкой договоров с точки зрения налоговой безопасности занимается финансовая служба. Чтобы защитить компанию и себя от возможных претензий — используйте маркетплейсы по работе с самозанятыми. В этом случае договор и другие необходимые документы будут составлены в полном соответствии со всеми требованиями закона. Поэтому налоговые риски компании снизятся, хотя, конечно, полностью исключить их нельзя.

С точки зрения банка самозанятый — это обычное физическое лицо. Поэтому финмониторинг может заподозрить компанию, которая проводит массовые переводы физлицам, в незаконном обналичивании денег и заблокировать счет по 115 Федеральному закону. Если рассчитываться с самозанятыми через специальные сервисы, такие как YouDo Бизнес, таких проблем не будет.

Как проверить статус самозанятого при расчетах

Еще один вопрос, связанный с самозанятыми — проверка их статуса. Исполнитель может в любой момент перестать быть самозанятым, для чего достаточно нажать кнопку в приложении. Также и налоговики могут снять самозанятого с регистрации, если он нарушит какие-либо ограничения, например, превысит годовой лимит выручки 2,4 млн руб.

Если вы заплатите исполнителю после утраты им статуса самозанятого, то это будет считаться оплатой по договору ГПХ с «обычным» физическим лицом. Значит — вы будете обязаны удержать с этой суммы НДФЛ и начислить страховые взносы.

А если вы не знали, о том, что ваш исполнитель перестал быть самозанятым, то, естественно, в бюджет и фонды ничего не платили. Тогда в дальнейшем при проверке компании придется доплатить не только недоимку, но также штрафы и пени, для на юридических лиц — от 50000 до 100000 рублей (за повторное нарушение – до 200000 рублей). А виноватым в итоге окажется бухгалтер, который не проследил за изменением налогового режима исполнителя.

В договоры обычно включают положение, по которому исполнитель обязан немедленно сообщить заказчику об утрате им статуса самозанятого. Но опыт показывает, что не стоит полностью полагаться на исполнителей в этом вопросе.

Чтобы избежать проблем, проверяйте статус исполнителя перед каждой выплатой в его пользу. Для одного-двух или нескольких самозанятых это несложно сделать через сайт ФНС. Однако исполнителей могут быть десятки и даже сотни. Тогда существенно вырастет нагрузка на бухгалтеров, которые проводят оплаты, и все равно останется риск, что кого-то пропустят.

В сервисах по работе с самозанятыми вы будете видеть актуальный статус каждого исполнителя в режиме онлайн и не допустите ошибок при расчетах.

Получается, что работа с самозанятыми с одной стороны выгодна для бизнеса, но с другой — приносит дополнительные риски и проблемы для финансовой службы. 

При любой ошибке можно получить штраф или блокировку счета. Чтобы избежать этого, нужно тщательно контролировать все процессы, что требует времени и дополнительных затрат труда.

Платформы по работе с самозанятыми, в частности YouDo Бизнес возьмут на себя всю рутинную работу и позволят свести к минимуму риски, как с правовой, так и с финансовой точки зрения.

Работа с самозанятыми: как снизить риски и нагрузку на финансовый департамент