МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
Перед инвестиционно-строительным холдингом Tekta Group стояла амбициозная задача: уйти от иностранного ПО для управленческого учета и при этом добиться максимальной детализации и прозрачности учета, сократить объем ручных операций и ускорить бизнес-процессы. Всего за четыре месяца удалось успешно автоматизировать блоки управленческого учета и формирования консолидированной отчетности, управления договорами, визирования внутренней и внешней документации, управления кредитами и блок казначейства. В результате оптимизации сокращен штат финансово-экономического блока — с 55 до 30 человек.
Решение, которое помогло добиться таких результатов, — программно-методический комплекс «ИТАН:Управленческий баланс». Комплекс разработан на базе «1С:Предприятие 8.3», и его легко «подружить» с различными смежными системами оперативного или бухгалтерского учета.
Расскажем, как проходила работа по каждому блоку автоматизации, какие нестандартные решения применяли и каких результатов удалось достичь на каждом этапе.
Вводные данные. Изначально в учетной системе была значительная доля — более 50 процентов — ручных проводок. При этом внутренние ограничения иностранного ПО не позволяли создавать проводки в нужных аналитических разрезах.
В программе не было даже полноценного учета в разрезе юрлиц Группы. Не было возможности формировать финансовую отчетность — Баланс, ОПиУ, ОДДС, как в разрезе проектов, так и консолидированно, в самой учетной системе. Для этого финансисты использовали системы, построенные на OLAP-кубах и в Excel.
Много отчетов и форм собирали вручную в Excel. Все это затягивало сроки закрытия периода и не давало возможности оценить ситуацию в режиме реального времени, когда нужно быстро принять управленческое решение. Закрытие периода и формирование отчетности, по сути, не было автоматизировано.
Из-за сложной процедуры перегрузки данных и большого количества ручных операций возникали ошибки в учете, а следовательно, и в отчетности. Найти и исправить такую ошибку было проблематично, так как «провалиться» в детализацию той или иной статьи ни программа, ни выгрузка в Excel не позволяли.
Реализация. Совместными усилиями мы сформировали на базе учетной политики управленческого учета и альбома типовых операций типовое задание. Также разработали:
Описали стандартные формы отчетов и определились со списком настраиваемых параметров для них.
Требовалось вести учет по проектам по аналогии с учетом обособленных подразделений, выделенных на отдельный Баланс, то есть иметь возможность формировать не только ОДДС и ОПиУ, но и Баланс по каждому проекту.
Чтобы соблюсти двойную запись на уровне каждого проекта, мы ввели специальный транзитный счет в плане счетов и перестроили методологию формирования проводок.
Результат. Автоматизированы следующие функции:
Создан комплект из 24 типовых финансовых отчетов, включая консолидацию, с исключением внутригрупповых оборотов. Все формы настраиваемые. Появилась возможность сформировать P&L и Баланс проекта за несколько минут, все данные доступны в режиме реального времени. В любом отчете пользователь может сформировать расшифровки показателей в различных разрезах и «провалиться» до документа-основания.
В результате оптимизации сократили штат финансово-экономического блока — с 55 до 30 человек
База «1С:ERP» + «ИТАН:Управленческий баланс»
На практике: отчеты «в один клик»
С помощью решения «ИТАН:Управленческий баланс» мы получаем управленческую отчетность «в один клик» с опцией сквозной аналитики.
Можно за несколько минут настроить макет отчета под потребности конкретного пользователя.
Также мы можем непосредственно в пользовательском режиме менять правила сбора данных, формирования отчетов и проводок. Это особенно впечатляет, учитывая, что в строительстве традиционно и у нас в частности сложная политика управленческого учета.
Проводки в нашей системе привязаны к большому количеству реквизитов и условий, но нестандартный подход разработчиков помог реализовать сложное технологическое решение с простым и интуитивно понятным интерфейсом.
Альберт Клюев, финансовый директор Tekta Group
Вводные данные. Изначально учет договоров со сметами был частично реализован в программе.
Реализация. Разработчик провел экспресс-обследование договорной специфики, собрал список ответственных лиц и подписантов, составил маршруты согласований. А также настроил формирование самих форм договоров, включая функции совместной разработки, визирования, согласования, утверждения и публикации. Связи между подсистемами настроены таким образом, чтобы данные договора автоматически попадали в бюджет, а в момент согласования договора происходила автоматическая сверка с бюджетом.
Помимо договоров в информационной базе визируется еще 14 видов документов по 30 различным маршрутам. Мы автоматизировали маршрутизацию, в которой полномочия по принятию решений переходят от одного участника процесса к другому. Все заинтересованные лица в процессе согласования получают уведомления о событиях по предварительно заданным правилам. Также система позволяет накладывать резолюции и отслеживать ход исполнения маршрута документа. Итого 250 рабочих мест автоматизировано в единой информационное базе. Реализован веб-кабинет подрядчика, в котором он может принимать участие в визировании документов.
Результат. Удалось сократить время на подготовку и согласование договоров в среднем в три-пять раз и исключить потери документов.
Теперь заказчику доступна аналитика в том числе в разрезе договоров, появилась возможность контролировать исполнение каждого договора в режиме реального времени.
На практике: результат превзошел ожидания
Мы получили действительно универсальное технологическое решение, которое превзошло наши ожидания.
Теперь мы можем быстро, без дополнительных доработок перенастраивать маршруты и условия визирования документов, а также подключать новые документы к системе визирования и взаимодействовать с партнерами внутри учетной системы.
Альберт Клюев, финансовый директор Tekta Group
Вводные данные. В исходной системе уже были реализованы шаблоны документов заявок на оплату, которые требовалось создавать вручную, но платежный календарь, по оценке заказчика, был неудобным и достаточно усеченным по функционалу.
Реализация. Казначейство практически бесшовно связано с системой согласования договоров. Сейчас заявки на оплату формируются автоматически на основании договоров и их условий, ведомостей платежей или по инициативе пользователя. Особенно стоит выделить платежный календарь, которым можно управлять по технологии Drag and Drop, другими словами, перетаскивая платежи прямо в календаре. При этом остатки и обороты пересчитываются моментально, а при записи измененной версии платежного календаря даты в заявках меняются автоматически.
Результат. Удалось вдвое сократить трудозатраты казначейства при работе с заявками на оплату и платежным календарем.
На практике: гибко управляем денежным потоком
Совместно с компанией «ИТАН» мы разработали удобный интерактивный платежный календарь, который облегчает и автоматизирует работу казначея.
Теперь данное решение включено в базовую версию «ИТАН:Управленческий баланс». Уверен, его по достоинству оценят казначеи и бухгалтеры. Это технологичный инструмент, который позволяет гибко управлять Cash Flow и в разы снижает риски кассовых разрывов.
Альберт Клюев, финансовый директор Tekta Group
Вводные данные. Компании строительной отрасли традиционно имеют объемные кредитные портфели со сложной структурой, а расходы на финансирование занимают значительную часть в структуре затрат таких организаций.
Более подробная информация о системе, опыте проектов и типовых моделях по автоматизации финансового блока на базе «ИТАН: Управленческий баланс» по ссылке→
До автоматизации учет кредитов вели в Excel, там же формировали графики платежей. Заказчик ожидал, что автоматизация даст возможность использовать гибкий подход для управления кредитным портфелем, видеть аналитику расходов на финансирование в различных срезах.
Реализация. В основу технического задания лег аудит текущих договоров и параметры расчета процентов и комиссий: виды, формулы, ставки, интервал или дата применения. Добавили функционал, который позволяет актуализировать кредитные договоры и графики, аккредитивы, пересчитывать ставки с учетом остатков на эскроу-счетах и лимитов ПФИ. Разработали и внедрили кредитный калькулятор, с его помощью можно сделать полный расчет по кредиту за весь период.
Внедрили решение, которое автоматически массово «протягивает» документы отражения начисленных процентов и комиссий из управленческого учета в бухгалтерский.
Результат. Сейчас график автоматически пересчитывается при изменении любого условия, а отчеты по кредитному портфелю формируются за несколько минут.
Еще по теме
Проект автоматизации вдохновил на разработку инновационного продукта для строительной отрасли
В процессе внедрения продукта «ИТАН:Управленческий баланс» мы вместе с разработчиком реализовали много специфических для строительной отрасли настроек управленческого учета. Этот успешный опыт вдохновил нас на разработку системы полноценного оперативного и производственного учета строительных проектов на базе «1С».
Сейчас мы совместно работаем над программным решением, которое позволит автоматизировать оперативное планирование, графики строительства, сводки, управление проектами, анализ отклонений, формирование смет и многие другие процессы в строительном бизнесе. Несмотря на то, что это решение будет разрабатываться индивидуально для Tekta Group, его ключевые блоки станут основой для тиражируемого коробочного решения, которое войдет в состав продукта «ИТАН:Управленческий баланс».
Альберт Клюев, финансовый директор Tekta Group
За четыре месяца импортозаместили ключевое ПО для управленческого учета