МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
МСФО и бухгалтерские консультации, обслуживание и сопровождение в Москве
Во многих компаниях работа с подотчетными лицами до сих пор построена на «ручных» бизнес-процессах. Сотрудники выполняют подобные рутинные задачи с неохотой: возникают ошибки, бумажная волокита, растет недовольство внутреннего клиента из-за увеличения срока возврата затраченных средств.
При этом бухгалтерия оказывается перегружена задачами, связанными с принятием расходов к учету, а на фоне роста размера дебиторской задолженности со стороны сотрудников нередко возникает конфликт между бухгалтером и сервисными подразделениями.
Финансовый отдел не имеет возможности распределять затраты по центрам учета и эффективно контролировать крупные представительские расходы, политики компании нарушаются. Проблемой становится и отсутствие аналитических данных для управленческого учета.
Expense будет актуален всем компаниям, которые сталкиваются с подобными проблемами.
Expense автоматически забирает данные об оформленных тревел-услугах из любой корпоративной системы онлайн-бронирования, поэтому при переходе на модуль компания сможет продолжить сотрудничество с действующим агентством делового туризма. Если такая интеграция не нужна, Expense будет работать в автономном режиме.
Функция планирования расходов и запроса аванса обеспечит контроль и соблюдение требований законодательства по своевременному предоставлению авансовых средств.
Процесс согласования расходов настраивается по индивидуальному маршруту, который может включать руководителя, бухгалтера, бюджетодержателя, финансового контролера и других ответственных лиц. На любом этапе документ можно отклонить и отправить на повторное согласование в рамках единого онлайн-процесса. Ситуация, когда над документом будут одновременно работать несколько человек, исключена благодаря функции «взять в работу» и очереди документов. Трекинг маршрута согласования документа сделан максимально удобно – в списке всех документов либо в листе согласования конкретного документа. Если в ходе проверки авансового отчета лимит будет превышен или подтверждающие документы не предоставлены, в затратах можно будет учесть не всю сумму, заявленную сотрудником. Также предусмотрена возможность импорта информации по задолженности с учетом компенсаций перерасходов и зачетов задолженности в счет заработной платы.
Преимуществом для сотрудников станет возможность уже во время командировки, используя смартфон, фотографировать и загружать в систему чеки, квитанции и другие документы, электронные копии которых будут нужны в случае выцветания оригинала, а также ускорят процесс обработки авансовых отчетов. Заполнить и прикрепить все регламентные документы тоже не составит труда – их шаблоны можно сделать доступными для скачивания. А встроенный калькулятор поможет не ошибиться с суточными – система автоматически рассчитает их по ставкам, утвержденным политикой компании. Гибкий инструментарий настройки прав и ролей доступа дает возможность передавать права топ-менеджеров и vip-персон на создание и редактирование документов их помощникам. Для согласующих лиц предусмотрена опция настройки замещения.
Для обеспечения требований бухгалтерского учета в Expense встроена печатная форма отчета АО-1, а также шаблон акта по учету представительских расходов. Предусмотрена работа с различными валютами, курс ЦБ импортируется автоматически, но можно корректировать его и вручную. На этапе проверки документа бухгалтер имеет возможность вносить изменения в данные непосредственно в Expense. Сотрудники, работающие дистанционно, смогут запросить аванс или отчитаться в режиме онлайн.
Для систем управленческого и бухгалтерского учета есть возможность автоматического разнесения затрат по ЦФО/ ЦФУ/ cost-центрам и другим аналитикам. Можно загружать виды расходов, счета учета, статьи затрат, МВЗ, проекты, налоговые коды, ставки НДС и прочее. Благодаря интегрированной системе сообщений все спорные вопросы по плановым или фактическим расходам можно решать прямо в системе – они сохранятся во встроенном чате. А «лист одобрения» представит аудиторам всю информацию, необходимую для обоснования понесенных расходов.
Благодаря возможности интеграции посредством встроенного API, Expense совместим с любыми учетными системами: SAP, 1C, Microsoft Dynamics NAV, Oracle, Microsoft Dynamics AX и другими.
Система имеет два интерфейса – русский и английский.
Автоматизация взаиморасчетов с подотчетными лицами обеспечит компании положительный экономический эффект за счет сокращения утомительного и подверженного ошибкам ручного ввода данных и многократного снижения нагрузки на персонал. Благодаря Expense будут полностью исключены случаи превышения расходов и роста дебиторской задолженности, а финансовый отдел получит полноценную аналитику для управленческого учета.
О других инструментах экосистемы «Аэроклуба» можно прочитать здесь: http://promo.aeroclub.ru/
Чтобы получить доступ к демо-версии Expense, напишите на avans@aeroclub.ru.